Ausgangssituation (Teil 3/7)

Ausgangssituation (Teil 3/7)

Wettbewerbsvorteile durch Kostentransparenz und zielorientiertes Projektcontrolling

Im Maschinen-und Anlagenbau findet seit einiger Zeit ein stetiger Globalisierungsprozess statt, der die globale Vernetzung internationaler Unternehmen immer stärker voran treibt und sie zwingt aus der eigenen Komfortzone des Heimatmarktes heraus zu treten. In der aktuellen Global Excellence in Supply Chain Operations Studie (GEXSO), die BearingPoint in Zusammenarbeit mit der TU Darmstadt und der Zeitschrift „Logistik heute“ veröffentlicht hat, werden die aktuellen Trends der Globalisierung im Maschinen- und Anlagenbau genau beschrieben. Insgesamt findet laut dieser Studie nach wie vor eine Verschiebung von Produktionskapazitäten von Europa nach Asien und Südamerika statt. Diese Entwicklung wird vor allem durch eine immer stärkere Internationalisierung der Kunden sowie durch den Versuch Produktionskosten zu senken getrieben. Mit dieser Erweiterung der Kundenstruktur geht ein immer höherer Anspruch der Kunden an die Endprodukte einher. Um diese Anforderungen gerecht zu werden und gleichzeitig dem Wettbewerbsdruck Stand zu halten, werden einerseits die Terminpläne immer enger gestrickt, andererseits müssen Budgetplanungen bereits in der frühen Planungsphase exakt betrieben werden, um dem Kunden einen realistischen Preis anbieten zu können. Um auch in der Durchführung internationaler Kundenprojekte die Übersicht über Planung, Kosten und Termine zu behalten, muss ein integriertes Projektcontrolling das Projektmanagement dabei unterstützen, das Projekt zielorientiert zu steuern. Über die Art und Weise wie dieses Projektcontrolling sich in der Praxis darstellt gibt es industrieweit noch keinen richtigen Konsens. Laut einer Studie der Unternehmensberatung Ernst & Young mit dem Titel „Projektcontrolling und Projektrisikomanagement im Anlagenbau“ nutzen immerhin 85% ein eigenes Projektcontrolling. Allerdings ist die Intensität des Controllings sehr unterschiedlich.

So wird eine der zentralen Tätigkeiten des Projektcontrollings, die Projektüberwachung, laut der Studie von 68% der befragten Unternehmen monatlich durchgeführt, sieben Prozent führen sie wöchentlich durch. Für eine zeitnahe Analyse von Projektdaten und ggf. Ableitung dringender Handlungsempfehlungen wirkt der überwiegend gewähltemonatliche Turnus zu einfach gehalten und erlaubt zu viel Spielraum für kurzfristige Abweichungen. Die Konsequenz daraus ist, dass trotz des überwiegend installierten Projektcontrollings nach wie vor etwa ein Drittel aller Projekt teilweise deutlich vom Plan abweichen. Von diesen 33 Prozent wurden 21 Prozent nicht im vorgegebenen Zeitrahmen und 12 Prozent nicht innerhalb des geplanten Budgets abgeschlossen.

Eine Überschreitung von Planzahlen ist nicht nur aus operativer Sicht zu betrachten. Ebenso häufig liegen die Wurzeln in einer zu optimistischen Planung. So nannten viele Unternehmen, in Anbetracht der zuvor genannten Abweichungen, die Projektplanung als wichtigstes Element für den Projektverlauf. Innerhalb dieses Elements wurde die Planung von Kosten und Erlösen sowie das Übersehen wichtiger Projektaktivitäten und –aspekte als wichtigste Faktoren für Planabweichungen genannt.

Neben dem normalen Budgetcontrolling sind Terminplanung und -controlling unter dem Gesichtspunkt der Kundenzufriedenheit durch Liefertreue sowie der Vermeidung ggf. anfallender Vertragsstrafen von entscheidender Bedeutung für den finanziellen Erfolg eines Großprojekts.

Bei der Suche nach einer IT-Lösung für die Unterstützung des Projektcontrollings sollte zwischen Budget- und Termincontrolling differenziert werden. Auch wenn es Lösungen gibt, die beide Aspekte abhängig von einander betrachten, kann eine zweigeteilte Betrachtungsweise das bessere Ergebnis in Bezug auf Anwendbarkeit und Skalierbarkeit erzielen.

Im Budgetcontrolling ist die Bandbreite zwischen einfacher Budgetplanungssoftware, die von kleinen und teilweise mittelständischen Unternehmen genutzt werden, und integrierten ERP-Lösungen, von denen SAP ERP bei weitem die populärste Standardlösung ist, recht groß. Hier bietet das Modul PS (Projektsystem) umfangreiche Möglichkeiten Projekte zu strukturieren, zu planen, durchzuführen und zu fakturieren.

Das Termincontrolling kann ebenfalls im SAP ERP Modul PS durchgeführt werden, und zwar durch die Verwendung von Netzplänen. Großer Vorteil dieser Lösung ist das integrierte Rückmelden und Verrechnen von Ist-Stunden. Nachteilig ist der zumeist nicht unerhebliche Pflegeaufwand. Dem gegenüber steht eine Planung mit MS Project Professional, oft verwendet mit einem Project Server. Diese Lösung ist dynamischer und zugleich weniger pflegeaufwändig, allerdings weniger integriert als die ERP-Lösung. Neben diesen beiden großen Lösungen gibt es eine ganze Reihe kleinerer Produkte, die ebenfalls zumeist von KMU genutzt werden.

Es fällt auf, dass es vor allem bei der Terminplanung und –nachverfolgung keinen wirklichen Grundkonsens über die Wahl des „richtigen“ Tools gibt, während im Budgetplanungsbereich die Stoßrichtung stark in eine ERP-Lösung geht. Sicher ist aber, dass sich in diesem Aspekt des Projektmanagements großes Potential zur Kostenoptimierung und Prozessverbesserung befindet, das bisher viele Unternehmen zwar erkannt haben, aber noch nicht in Gänze nutzen. Das Projektcontrolling sollte eigentlich das Rückgrat des Projektmanagement bilden, ist aber in vielen Fällen nicht stark genug um diese Last tragen zu können.

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