Praxisbeispiel (Teil 7/7)

Praxisbeispiel (Teil 7/7)

Wettbewerbsvorteile durch Kostentransparenz und zielorientiertes Projektcontrolling

BearingPoint hat den beschriebenen Lösungsansatz bereits erfolgreich bei einem Unternehmen im Anlagenbau implementiert. Bei dem Unternehmen handelt es sich um eine Ingenieurgesellschaft eines großen Baustoffherstellers, die die Anlagen zur Baustoffherstellung komplett plant, die Maschinen nach eigener Vorlage von externen Lieferanten fertigen lässt und die Montage sowie Inbetriebnahme selbst durchführt. Die Projekte sind vorwiegend global ausgerichtet und das Investitionsvolumen der Werksneubauten und Erweiterungen bewegt sich im zweistelligen Millionenbereich.

Zur integrierten Projektsteuerung und -controlling wurde die komplette 3-stufige Lösung inklusive Prozesslandschaft zur logistischen Abwicklung der Projekte implementiert. Für die Durchführung des operativen Projektgeschäfts wurde SAP ERP mit dem Kernmodul PS und den Modulen MM, SD, CO und FI eingeführt. Da die Ingenieurgesellschaft keine eigene Produktion von Maschinen oder Komponenten betreibt, wurde auf das Modul PP verzichtet. Obwohl die Kosten-und Erlösplanung problemlos im Modul PS direkt realisierbar ist, wurde aufgrund der hohen Komplexität der Projektstrukturpläne eine externe Lösung implementiert, bei der die Plandaten über eine Exceloberfläche ins SAP ERP gebracht und u.a. für Soll-Ist-Vergleiche sowie die Budgetkontrolle im Bestellprozess genutzt werden können. Auf die Benutzung von Netzplänen wurde aufgrund der filigranen Projektstrukturen verzichtet, wodurch keine Fortschrittsnachverfolgung anhand von Erfüllungsgraden und auch keine Netzplankalkulation zur dynamischen Kostenkalkulation möglich sind. Zur Messung des Projektfortschritts sowie der Auswertung der Daten vergangener Projekte wurde das SAP System an ein SAP BW angeschlossen um ein umfassendes Reporting zu ermöglichen. Im SAP BW werden zusätzlich durch eine eigens entwickelte Eingabemaske anfallende Kosten Vorort auf der Baustelle erfasst, die vom Bauherren direkt getragen werden. Auch wenn diese Leistungen nicht von der Ingenieurgesellschaft weiterberechnet werden, dient die Erfassung der Schaffung absoluter Kostentransparenz über das gesamte Projekt im Rahmen konsolidierter Berichte. Zusätzlich wurde dadurch die Möglichkeit geschaffen innerhalb des Werksneubaus aber auch bei Werkserweiterungen das lokale SAP ERP um das Modul PS zu erweitern um eine lokale Kostenerfassung sowie Bestellprozesse abzubilden und mit den geplanten Daten des jeweiligen Projektes zu vergleichen.

Für das Projektmanagement und das Projektcontrolling, das in diesem Unternehmen eine eigene Abteilung darstellt, wurden eine Vielzahl an Berichten geschaffen um in unterschiedlichen Detailgraden die Kosten-, Zahlungs- und Erlössituation aller Projekte überwachen zu können. Durch das zeitnahe Abrufen aller im Projekt verwendeter Daten der logistischen und buchhalterischen Prozesse (Datenaktualität <24 Std) werden Projektprobleme frühzeitig erkannt und das Erbringen der geplanten und vertraglich vereinbarten Erlöse sichergestellt.

Insgesamt hat die Lösung der Ingenieursgesellschaft den beschriebenen enormen Anstieg der Controlling-Intensität gebracht. Es wird nah am Puls des Projekts gemessen, ob man sich im definierten Kosten-und Erlösrahmen befindet. Gleichzeitig wurden die Aufwände zur Zusammenstellung und Auswertung der Projektdaten für das eigene Reporting und das Investitionsmanagement des Konzerns drastisch reduziert. Insgesamt befindet man sich nun in einer Situation der 100-Prozentigen Transparenz aller Kosten, Erlöse und Zahlungen aller weltweit durchgeführten Projekte.

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