Product Change Management in Zeiten steigender Produktkomplexität

Product Change Management in Zeiten steigender Produktkomplexität

Situation im Product Change Management

Zur Verteidigung des eigenen Wettbewerbsvorteils müssen Unternehmen heute nicht nur Innovationskraft bei der Entwicklung neuer Produkte beweisen, sondern auch durch eine kontinuierliche Weiterentwicklung bestehender Produkte überzeugen. Damit diese Änderungen zeitnah am Markt sowie der eigenen Organisation umgesetzt werden können, ist ein schnelles und effektives Product Change Management (PCM) – eine Kernfunktion des Product Lifecycle Managements – von elementarer Bedeutung. Laut einer Studie der Aberdeen Group sind allerdings 85% aller Change Management Vorgänge entweder fehlerhaft oder könnten verbessert werden.

Der in der Industrie häufig vorzufindenden Product Change Management Prozess lässt sich in sechs Prozessschritte aufgliedern und ist nachfolgend illustriert.
ProductChangeManagementModell

Die Anforderungen an das PCM sind dabei in Zeiten steigender Produktkomplexität, kürzer werdender Produktlebenszyklen und der Globalisierungswelle exponentiell gestiegen. Die PCM Abteilungen finden sich heute in der Situation eines Dienstleisters für die globalisierte Supply-Chain, Produktion und Marketing & Sales Einheiten wieder. Grundlegend hat sich an der Arbeit des PCMs nichts geändert, jedoch sind die Abteilungen heute mit einer weitaus größeren Masse und teilweise sehr marktspezifischen Änderungen aus dem gesamten Unternehmensnetzwerk konfrontiert. Vergleichbar mit den Entwicklungsabteilungen sind die PCM Organisationen dabei oftmals weiterhin zentral organisiert.

BearingPoint unterstützt seine Klienten bei der Einführung eines durchgängigen PCM Prozesses beginnend mit der systematischen Erfassung über die Genehmigung bis hin zur Freigabe der Änderungen. Der Nutzen unserer Klienten wird durch den nachgelagerten Aufbau einer prozessunterstützenden IT Landschaft nachhaltig gesichert.

Product Change Management (PCM) wird in der Industrie häufig auch als Engineering Change Management (ECM) bezeichnet und kontrolliert in Unternehmen den Änderungsprozess an Produkten/ Systemen. Diese Funktion ist während des gesamten Produktlebenszyklus zur Umsetzung von neuen Anforderungen von großer Bedeutung. Die Anlass für Änderungen können neben der Behebung von Fehlern, Weiterentwicklungen auch neue rechtliche Anforderungen seien.

Product Lifecycle Managements (PLM) bündelt in Unternehmen die Produktinformationen von der Entwurf Phase über die Konstruktion und Produktion bis hin zur Dienstleistung. Die initiale Entstehung des PLMs ist auf den Einsatz von Werkzeugen wie CAD, CAM und PDM zurückzuführen. Der Mehrwert eines PLMs basiert auf der Einbindung dieser Werkzeuge in Prozesse, Organisationen und Methoden über alle Stadien eines Produktes hinweg.

Herausforderungen im PCM

HerausforderungenimPCMAuch das Product Change Management findet sich heute im klassische Spannungsdreieck aus Zeit, Kosten und Qualität wieder. Dabei lassen sich aus den eben genannten Faktoren die drei in Abbildung 2 dargestellten PCM spezifische Herausforderungsfelder ableiten.

Planung

Time-to-market ist im PCM von großer Bedeutung, da nur durch eine zeitnahe Umsetzung ein Bestehen im Wettbewerb möglich ist. Die Heterogenität der Änderungsanfragen (Konstruktions-, System- oder Dokumentationsänderungen) führt dabei zu einer erhöhten Planungskomplexität, da sich generell die Frage stellt ist die spezifische Änderung noch innerhalb des aktuellen Release-Zyklus zu implementieren und freizugeben.

Als weiterer Treiber der Planungskomplexität lässt sich häufig die lückenhafte Dokumentation der Änderungsanfrage identifizieren. Somit ist es zu Beginn der Planung beinahe unmögliche realistische Einschätzung des Aufwandes und der Auswirkungen der Änderungen durchzuführen.

Prozess

Die Frage nach dem Fortschritt einzelner Änderung im gesamten PCM Prozess, können heute nur die wenigstens Unternehmen Ad hoc beantworten. Die mangelnde Transparenz stellt sich dabei als eine Folge aus dem Defizit eines organisationseinheitenübergreifenden und durchgängigen Prozessmodells dar. Die kollaborative Arbeit der verschiedenen Organisationseinheiten von Entwicklung, Supply Chain, Implementierung und Weiteren macht eine übergreifende Prozesssteuerung und die Klärung der Verantwortlichkeiten im PCM unabdingbar. Ein Resultat der mangelnden Transparenz ist meist der Verlust der Messbarkeit im Prozess.

System

Von der Änderungsanfrage, welche häufig als E- Mail in einem unzureichenden Dokumentationsgrad eingeht über verschiedenste Office Dateien bis hin zur Papierversion von Zeichnungen ist der Ablauf einer einzelnen Änderung bis hin zur Freigabe häufig weder standardisiert noch robust. Die vielen Schnittstellen führen dabei immer wieder zum Verlust relevanter Informationen. Zurückzuführen sind die angesprochenen Diese Medienbrüche oftmals auf historisch gewachsene Insellösungen zurückzuführen. Die Folge dieses Mangels in Systeminterkompatibilität ist der Verlust einer effektiven Änderungsbearbeitung.

Zielbild im PCM

Damit das Product Change Management mit den bereits angesprochenen Herausforderungen in Zukunft kein Flaschenhals mehr für den Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit darstellt, sollte bei der Optimierung die nachfolgenden Grundsätze im Auge behalten werden.

PCM VisionFür ein „Best-demonstrated-Practice“ im PCM liegt der Änderungswunsch bereits zum Zeitpunkt der Anfrage ausreichend dokumentiert und verifiziert vor. Die strukturierte Aufnahme der Anforderungsbeschreibung ist von grundlegender Bedeutung, da sich die Fehlerkette im Falle einer schlecht dokumentierten Änderungsanfrage von der Spezifikation bis zur Implementierung durch den gesamten Prozess zieht. Wichtig ist dabei, dass für die jeweilige Nutzergruppe im Prozess die relevanten Information verfügbar sind und keine Schleifen aufgrund von Rückfragen, welche die gesamte Durchlaufzeit je Änderung verlängert von Nöten sind. Nach der abgeschlossenen Spezifikation ist eine strukturierte Implementierung von Bedeutung. Hierbei muss vor allem im Falle einer hohen Abhängigkeit von anderen Systemen die Implementierung genauestens geplant werden. Die Implementierung definiert den Testansatz. Doch für das Product Change Management ist mit dem Release die Aufgabe nicht erledigt. Erst durch einen gesicherten After Go Live Support können Fehler schnell nach dem Auftreten bearbeitet und gelöst werden.

Zur Umsetzung der Vision des PCMs ist ein zentralisiertes System als Fundament, welches das Wissensmanagement für die Änderungen und zusätzlich auch die Änderungshistorie darstellt notwendig. Nur durch den Einsatz einer solchen Technologie kann die Zusammenarbeit aller durch die Änderungsanfrage betroffenen Abteilungen ermöglicht werden. Diese, häufig als Product Lifecycle Management bezeichneten Systeme verbinden beispielsweise Anforderungs-, CAD-, CAM- und PDM-Lösungen miteinander. Ein grundlegender Vorteil bei der Wahl eines vollintegrierten Lösung, ist die Möglichkeit nach einem „Continuous Engineering“ Ansatz zu arbeiten und nicht nur eine sequentielle Bearbeitung der Änderung zu ermöglichen. Hierdurch können Belastungsspitzen – beispielsweise entstehend während Testphasen – durch Vorarbeit geglättet und in letzter Konsequenz somit die Time-to-market einzelner Änderungsanfragen verkürzt werden. Ein weiterer Vorteil solch eines PLM Systems ist die Möglichkeit der Verwendung als Controlling und Reporting Instrument. Aufgrund der durchgängigen Verfolgung der Änderungsanfragen können Informationen zu dem Bearbeitungsstatus abgerufen und frühzeitig Verzögerungen im Arbeitsprozess identifiziert werden.

BearingPoint PCM – ein Projektbeispiel

Im Folgenden wir anhand eines ausgewählten Projektbeispiels verdeutlicht wie durch die Beratungsleistung von BearingPoint das Product Change Management eines Unternehmens nachhaltig verbessert wurde. Hierzu werden einzelne Projektteile im Folgenden exemplarisch beschrieben. Zu Beginn wird allerdings die Situation, welches das Beratungsteam beim Klienten vorgefunden hat, kurz skizziert.

• Branche: Maschinenbau
• Umsatz: > 8 Mrd. EUR
• Mitarbeiter: > 50.000
• Standorte: 10 Werke, > 3 dezentrale Entwicklungsabteilungen, > 1.000 Niederlassung in über 100 Ländern

Ausgangssituation

Der Kunde stand den zuvor beschriebenen Herausforderungen in den Bereichen Prozess, Planung und System gegenüber. Erschwert wurde die Ist-Situation durch eine komplexe Produktstruktur aufgrund eines hochgradig konfigurierbaren Produktes. Weiterhin mussten aufgrund des hohen Globalisierungsgrades des Unternehmens viele länderspezifische Anforderungen umgesetzt werden. Als Folge der Produktkomplexität musste die PCM Abteilung eine hohe Anzahl an Änderungsanfragen bewältigen, hatte hierfür aber weder einen standardisierten Prozess definiert noch die Unterstützung durch Systeme oder Planungswerkzeuge, welche der organisationsübergreifenden Planung gerecht wurden.

BearingPoint Ansatz

Durch den holistischen Ansatz von BearingPoint im Projekt – bestehend aus fünf Handlungsfeldern – konnten Optimierungshebel entlang des gesamten PCM Prozesses identifiziert und Verbesserungen umgesetzt werden.
BearingPointLoesung
Das Team von BearingPoint unterteilte das Projekt in eine operative und mehrere strategisch beratende Komponenten. Aufgrund der operationelle Unterstützung direkt in PCM Büro des Kunden, konnte das Verständnis für die speziellen Herausforderungen in der täglichen Arbeit des Kunden identifiziert und bereits erste Quick Wins implementieren werden. Um das Product Change Management nachhaltig zukunftssicher zu gestalten wurde in den Bereichen „Change & Release Management“, „Requirements Management“, „Sales & Variant Configuration“ und „Test Management“ Lösungen erarbeitet. Einzelne Ergebnisse aus den verschiedenen Bereichen des Projektes werden nachfolgend vorgestellt und erläutert.

Die Produktkomplexität wird häufig als ein Resultat der Produktions- und Montagekomplexität bezeichnet. Die Komplexität bei der Herstellung eines Produktes wird maßgeblich durch die eingesetzten Fertigungsverfahren bestimmt. Als Komplexitätstreiber bei der Montage können einerseits die Anzahl der zu montierenden Einzelteile als auch Routine der Montage identifiziert werden.

Change & Release Management

Aufgrund der oftmals kurzfristig anfallenden Änderungsanfragen wird im PCM großer Unternehmen häufig der Rückschluss gezogen eine längerfristige Planung wäre obsolet. In der Praxis führt dies allerdings in Kombination mit einer nicht ausreichenden Priorisierung zu einer Überlastung einzelner Änderungsperioden (Releases). Die Folge ist nicht selten eine geringere Qualität in der Freigabe und daraus folgende Probleme während der Early Life Phase. BearingPoint hat in dem vorliegenden Projekt unter anderem mit den Handlungsfeldern „Portfolio Management“ und „Deviation Process“ diese Problematik thematisiert.

PortfolioManagementMit dem Aufbau und der Kontrolle des Change Portfolios können zukünftige Lastspitzen, der im PCM Prozess involvierten Abteilungen, bereits frühzeitig erkannt und geglättet werden. Das Portfolio Management ist dabei prozessual vor dem eigentlichen Change Management Prozess angesiedelt und definiert die Änderungen welche mit den kommenden Releases umgesetzt werden. Best-in-Class Organis- ationen im Bereich PCM schaffen es durch ein optimiertes „Requirements Management“ bereits zur Umsetzung eines schlanken Portfolio Managements entscheidungsrelevante Informationen wie Auswirkungen und Kosten der Änderungsanfrage vorliegen zu haben (siehe Requirements Management). Der frühe Einsatz sogenannter „Change Review Boards“ (CRB) ermöglicht die strikte Einhaltung des „Requester Prinzips“. Im PCM bedeutet dies, dass der Markt Änderungen benötigt und das Business auf Basis von Wirtschaftlichkeitsanalysen die Umsetzung und die Dringlichkeit dieser beurteilt. Um die termingerechte Realisierung zu gewährleisten sind in den CRBs Vertreter aus allen im PCM Prozess beteiligten Organisationen involviert, welche stets die Kapazität ihrer Abteilung und das bereits geplante Change Portfolio im Auge behalten.

Deviation ProcessNeben der langfristigen Planung wurde zusätzlich ein „Deviation Prozess“ implementiert. Das Ziel ist auch kurzfristig auflaufende Änderungsanfragen kontrolliert in den bereits laufenden PCM Prozess zu integrieren. Dabei müssen klare Regeln für die Integration der späten Änderungsanfrage bestehen und auch die bereits vorgestellten CRBs als Kontrollinstrumente entlang des PCM Prozesses berücksichtigt werden. Doch auch für die spät auflaufenden Änderungsanfragen gibt es einen Stichtag bis zu diesen die Vorarbeit für die Implementierung abgeschlossen sein muss (siehe Abbildung 6 rote Phase). Andernfalls ist eine erfolgreiche Implementierung gefährdet und das CP Management kann die Qualität des Releases nicht mehr gewährleisten.

Requirements Management

Am Anfang steht meist eine vage Idee der Änderung. Das Ziel des Requirements Managements ist es eine effiziente Erhebungstechnik einzusetzen und folglich bereits im ersten Schritt eine Änderungsanfrage weitestgehend vollständig aufzunehmen. In dem beschriebenen Projekt galt es die Anforderungen an die Änderungsanfragen zu identifizieren, ein standardisiertes Template zur Aufnahme der Änderungsanfragen zu entwickeln und organisationsweit in einem PCM unterstützenden Tool zu implementieren.

Hierzu wurden im Projekt einzelne Workshops mit allen relevanten Stakeholder Gruppen durchgeführt. Zur Definition der Anforderungen an die Änderungsaufnahme ist die Kenntnis über die Informationen, welche im nachgelagerten Prozess benötigt werden unerlässlich. Aus diesem Grund wurden in Synergie mit dem „Change & Release Management“ in Workshops der PCM Prozess des Unternehmens aufgenommen. Als Ergebnis dieser ersten Phase wurden Process Output Management Profile erstellt. Diese Profile beschreiben ähnlich des Business Process Managements (BPM) die einzelnen Prozessschritte fokussieren dabei aber vor allem auf den Output je Prozessschritt. Mit der Erkenntnis die Resultate der Hauptprozessschritte zu kennen, wurde ein Template entwickelt, welche den Anfragesteller bereits verpflichtet die zwingend notwendigen Informationen bereit zu stellen.

Test Management

TestansatzUm eine End-zu-End Nachvollziehbarkeit im PCM zu gewährleisten, sollte mit der Änderungsanfrage auch der Testfall zur Überprüfung des Resultats der Implementierung definiert werden. In Anlehnung an das V- Modell werden auch im PCM die Anforderungen den Ergebnissen gegenüber gestellt und eine klare Abgrenzung zwischen Implementierungs- und Testaktivitäten vollzogen. Um die Testphase effektiver zu gestalten wurden mehrere Testiterationen definiert. Der Vorteil des iterativen Testens ist der Verringerung der Anomalien je Testiteration und folglich eine erhöhte Effektivität. Weiterhin war die Transparenz für eine Steigerung der Effektivität Testmanagement von großer Bedeutung. Aus diesem Grund wurden sowohl für die Implementierungs- als auch Test-Teams Key Performance Indicators (KPIs) definiert, eingeführt und regelmäßig berichtet.

Neben den exemplarisch vorgestellten Projektergebnissen ist als Fundament für eine stabile und kollaborativ arbeitende PCM Organisation ein Tool notwendig, welche diese Arbeitsweise unterstützt (siehe Abbildung 3). Aus diesem Grund sind die nächsten Schritt in diesem Projekt die Evaluation, Auswahl und Implementierung eines PLM unterstützenden Werkzeuges. Bei der Auswahl ist zu berücksichtigen, dass ein workflowbasiertes Arbeiten, die Anbindung an bereits bestehende Systeme und die Einführung eines Autorisierungskonzeptes zur Etablierung der CRBs als Quality Gates durch die Ziellösung abgedeckt werden muss.

Unser Angebot

Die heute im Maschinen- und Anlagenbau anzutreffende Produktkomplexität ist häufig ein Resultat aus technologischen Änderungen, Marktgegebenheiten und kundenspezifisch anpassbaren Lösungen. Die direkte Auswirkung der Komplexität auf das Product Change Management in Unternehmen ist offenliegend. Doch die Möglichkeit die Produktkomplexität zu reduzieren ist nicht immer vorhanden. Folglich muss die PCM Organisation lernen mit dieser neuen Herausforderung umzugehen.

Um auch ihre Product Change Management Organisation zu optimieren, analysiert BearingPoint in einem ersten Schritt im Rahmen einer Vorstudie ihren PCM Prozess. Ein generischer Projektplan einer solchen Vorstudie ist in Abbildung 8 dargestellt und würde im Falle eines Interesses ihrerseits eng mit Ihnen abgestimmt werden.

ProjektablaufVorstudiePCM

In der Projektvorbereitungsphase identifizieren wir zusammen mit Ihnen die relevanten Unternehmensvertreter für die ersten Interviews. Hierbei ist es von großer Bedeutung verantwortliche Stakeholder aus allen Bereichen zu involvieren, um ein umfangreiches Bild der Ist-Situation zu erhalten. In einer zweiten Welle werden anschließend Workshops durchgeführt, um die gewonnen Erkenntnisse in Kern- Teams zu verifizieren und punktuell zu vertiefen. Mit dem Abschluss der Workshops werden die gewonnen Informationen konsolidiert, Handlungsfelder identifiziert und erste Optimierungshebel vorgestellt. Der Vergleich mit anderen Unternehmen aus dem Maschinen- und Anlagenbau gibt BearingPoint dabei den Vorteil „Best Demonstrated Practices“ aus der Industrie zu kennen und Optimierungsmöglichkeiten schnell zu verorten.

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